Die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung gehört in die laufende Entgeltabrechnung und nicht in das Prüfungsjahr. Wir führen die Entgeltunterlagen unserer Mandanten deshalb fortlaufend in den eDokumenten von ADDISON Direkt (ehemals ADDISON OneClick). Die Nachweise liegen damit strukturiert und vollständig vor und können den Prüfern der Deutschen Rentenversicherung unmittelbar übermittelt werden.
Die Deutsche Rentenversicherung erläutert die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen und die euBP auf ihrer Informationsseite zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung.
Bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung zählt nicht nur, was abgerechnet wurde. Ebenso wichtig ist, warum ein Beschäftigter als Minijobber, Werkstudent oder versicherungspflichtiger Arbeitnehmer behandelt wurde. Die Lohnabrechnung zeigt das Ergebnis. Die Entgeltunterlagen müssen den Weg dorthin belegen.
Zum 31. Dezember 2026 enden die letzten Befreiungsmöglichkeiten bei den elektronischen Entgeltunterlagen und der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Die euBP beginnt also nicht erst 2027. Neu ist, dass für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 kein Aufschub mehr möglich ist.
Elektronische Entgeltunterlagen und euBP erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Entgeltabrechnungsdaten werden im euBP-Verfahren grundsätzlich seit 2023 elektronisch übermittelt. Seit 2025 gehören auch die Daten der Finanzbuchhaltung dazu. Für Abrechnungszeiträume bis Ende 2026 kann eine Befreiung bewilligt sein.
Eine vollständige elektronische Personalakte ersetzt die euBP nicht. Umgekehrt erklärt ein technisch einwandfreier Abrechnungsdatensatz nicht, warum eine bestimmte Beitragsgruppe verwendet wurde. Die digitale Steuerakte erleichtert die geordnete Bereitstellung, ersetzt aber ebenfalls nicht die fachliche Begründung.
Was für bisher befreite Arbeitgeber ab 2027 gilt
Begleitende Entgeltunterlagen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2022 elektronisch geführt werden. Eine bewilligte Befreiung kann längstens bis zum 31. Dezember 2026 reichen.
Für bisher befreite Betriebe bedeutet das nicht, dass jede ältere Personalakte vollständig eingescannt werden muss. Die elektronischen Anforderungen gelten für neue Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027.
Ein Arbeitsvertrag aus dem Jahr 2020 muss nicht allein wegen des Jahreswechsels nachträglich digitalisiert werden. Eine 2027 eingereichte Immatrikulationsbescheinigung, ein neuer Befreiungsantrag oder eine Änderung der regelmäßigen Arbeitszeit gehört dagegen elektronisch zu den Entgeltunterlagen.
Ältere Unterlagen aus noch prüfungsrelevanten Zeiträumen müssen weiterhin zugänglich bleiben.
Eine Personalakte kann mehrere Beurteilungszeiträume enthalten
Eine Studentin beginnt im Frühjahr als Werkstudentin. Arbeitsvertrag, Immatrikulationsbescheinigung und Angaben zu weiteren Tätigkeiten liegen vor. Einige Monate später nimmt sie einen zweiten Job auf. Im folgenden Jahr beendet sie ihr Studium, arbeitet im Betrieb aber unverändert weiter.
Damit entstehen mehrere sozialversicherungsrechtliche Zeitabschnitte:
- Beginn der Beschäftigung als Werkstudentin
- Aufnahme der weiteren Tätigkeit
- Ende des Studiums
- Neueinordnung nach dem Statuswechsel
Die ursprüngliche Immatrikulationsbescheinigung erklärt nur den ersten Abschnitt. Bleibt sie das einzige Dokument in der Akte, ist die spätere Abrechnung trotz richtiger Rechenwerte nicht vollständig belegt.
Der gleiche Grundsatz gilt bei Minijobs, Entsendungen, Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht oder Änderungen der regelmäßigen Arbeitszeit. Nicht die Zahl der gespeicherten Dokumente entscheidet, sondern ihre zeitliche und fachliche Verbindung zur Abrechnung.
Welche Entgeltunterlagen häufig benötigt werden
Der konkrete Umfang richtet sich nach der Beschäftigungsart und dem tatsächlichen Verlauf. Typische Unterlagen sind:
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Personalfragebogen
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen
- Krankenkassen- und Versicherungsnachweise
- Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht
- Immatrikulations- und Schulbescheinigungen
- Erklärungen zu geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Nachweise über Elterneigenschaft
- Unterlagen zu Entsendungen
- Dokumente zu Unterbrechungen und Statusänderungen
Welche Nachweise im Einzelfall erforderlich sind, lässt sich nicht allein aus einer allgemeinen Checkliste ableiten. Entscheidend ist, welche Informationen die konkrete versicherungsrechtliche Einordnung tragen.
Änderungen müssen die Abrechnung erreichen
Viele Fehler entstehen nicht bei der Einstellung, sondern später. Eine zunächst richtige Beurteilung kann durch neue Umstände überholt sein.
Typische Änderungsanlässe sind:
- Aufnahme oder Ende einer weiteren Beschäftigung
- Änderung von Arbeitszeit oder regelmäßigem Entgelt
- Beginn oder Ende eines Studiums
- Wechsel der Krankenkasse
- Beginn oder Ende einer Entsendung
- neue Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
- Befreiung von der Rentenversicherungspflicht oder deren Aufhebung
- Wechsel zwischen Minijob und sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung
Für diese Änderungen benötigt der Arbeitgeber nicht nur eine neue Abrechnung. Auch der zugrunde liegende Nachweis und der Zeitpunkt der Veränderung müssen dokumentiert werden.
Bei unterschriebenen Erklärungen reicht nicht jeder Scan
Ein einfaches PDF ersetzt nicht in jedem Fall ein unterschriebenes Papieroriginal.
Geht eine formbedürftige Erklärung auf Papier ein und wird sie lediglich eingescannt, kann das Original weiterhin aufzubewahren sein. Die Gemeinsamen Grundsätze für die Führung elektronischer Entgeltunterlagen sehen nur unter bestimmten Voraussetzungen einen elektronischen Ersatz vor.
Für den betrieblichen Ablauf sollte deshalb feststehen:
- welche Dokumente originär elektronisch eingehen,
- welche Papieroriginale erhalten bleiben,
- bei welchen Erklärungen eine Unterschrift erforderlich ist,
- wann die elektronische Fassung das Original rechtlich ersetzen darf.
Das betrifft beispielsweise Anträge zur Rentenversicherung und andere Erklärungen, auf denen die versicherungsrechtliche Beurteilung beruht.
Sprechende Dateinamen sind Teil der Prüfungsfähigkeit
Eine Datei mit der Bezeichnung scan001.pdf ist elektronisch gespeichert, aber fachlich kaum zuzuordnen.
Aus dem Dateinamen sollte erkennbar sein:
- welche Dokumentenart vorliegt,
- welcher Arbeitnehmer betroffen ist,
- welcher Zeitraum gemeint ist.
Ein mögliches Beispiel:
immatrikulationsbescheinigung-mustermann-max-WS-2026-2027.pdf
Die Gemeinsamen Grundsätze und ihre Verfahrensbeschreibung enthalten dafür technische Vorgaben. Bei angeforderten Dateien soll der Name höchstens 64 Zeichen umfassen. Leerzeichen, Umlaute und „ß“ sind zu vermeiden.
Bei wenigen Beschäftigten wirkt dieser Punkt nebensächlich. In einer Prüfung mit zahlreichen Personalakten entscheidet eine klare Benennung jedoch darüber, ob Unterlagen unmittelbar zugeordnet werden können.
Der beste Test folgt einem Beschäftigten von Anfang bis Ende
Eine optisch saubere Ordnerstruktur sagt wenig darüber aus, ob eine Akte fachlich vollständig ist.
Für einen ausgewählten Minijobber sollte sich ohne zusätzliche Recherche feststellen lassen:
- Wann begann die Beschäftigung?
- Welche Arbeitszeit wurde vereinbart?
- Wie wurde der regelmäßige Jahresverdienst ermittelt?
- Welche weiteren Tätigkeiten wurden angegeben?
- Liegt eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht vor?
- Gab es Überschreitungen der Verdienstgrenze?
- Wie wurden diese in Meldung und Abrechnung umgesetzt?
Dasselbe Verfahren sollte mindestens für einen regulär Beschäftigten, einen Studenten und einen Arbeitnehmer mit späterem Statuswechsel durchgeführt werden.
Wo der Zusammenhang zwischen Nachweis, Beurteilung und Abrechnung abreißt, liegt die eigentliche Lücke.
Die euBP benötigt ein systemgeprüftes Verfahren
Die euBP-Daten können nicht über einen gewöhnlichen Datei-Upload, einen USB-Stick oder einen allgemeinen Buchhaltungsexport eingereicht werden.
Erforderlich ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm beziehungsweise ein entsprechend geprüftes Finanzbuchhaltungssystem oder eine zugelassene Schnittstelle.
Arbeitgeber sollten vor 2027 klären:
- Ist die eingesetzte Software euBP-fähig?
- Wer veranlasst die Übermittlung?
- Werden Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung einbezogen?
- Welche Zeiträume sind im System verfügbar?
- Wie werden Rückmeldungen der Rentenversicherung verarbeitet?
Bei ausgelagerter Lohnabrechnung muss zusätzlich eindeutig geregelt sein, welche Daten der Dienstleister übermittelt und welche Unterlagen beim Arbeitgeber geführt werden.
Beim Systemwechsel dürfen offene Prüfungszeiträume nicht verloren gehen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen bei einem Wechsel des Abrechnungsprogramms oder Dienstleisters die euBP-Daten für noch nicht geprüfte Zeiträume gesichert werden.
Beim Wechsel des systemgeprüften Abrechnungsprogramms müssen die für die nächste Betriebsprüfung relevanten euBP-Daten aus dem bisherigen System an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden. Bei einem reinen Dienstleisterwechsel kann diese Übermittlung entfallen, wenn der neue Dienstleister die Daten des bisherigen Dienstleisters vollständig übernimmt. Wird der bisherige Bestand an die Datenstelle der Rentenversicherung übertragen, sollte das alte Programm erst gelöscht werden, nachdem die erfolgreiche Verarbeitung bestätigt wurde.
Eine technisch abgeschlossene Migration darf nicht dazu führen, dass frühere Zeiträume bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mehr verfügbar sind.
Was bei unzureichenden Aufzeichnungen drohen kann
Fehlende elektronische Unterlagen führen nicht automatisch zu einer Schätzung.
Können Beschäftigung, Arbeitsentgelt oder Beitragszuordnung wegen unzureichender Aufzeichnungen jedoch nicht festgestellt werden, kann die Deutsche Rentenversicherung unter den Voraussetzungen des § 28f Abs. 2 SGB IV Beiträge auf Grundlage einer Gesamtsumme festsetzen und Arbeitsentgelte schätzen.
Der praktische Maßstab lautet daher nicht nur „Datei vorhanden“, sondern:
- Sachverhalt belegt
- Zeitraum erkennbar
- Beurteilung nachvollziehbar
- Abrechnung damit vereinbar
Vorbereitung bis Ende 2026
Eine belastbare Vorbereitung umfasst fünf Schritte:
- offene Prüfungszeiträume und betroffene Beschäftigte erfassen,
- vollständige Testakten für unterschiedliche Beschäftigungsarten zusammenstellen,
- fehlende Erklärungen, Nachweise und Originale klären,
- Ablage, Dateinamen und Änderungsprozesse vereinheitlichen,
- euBP-Übermittlung und Zuständigkeiten technisch testen.
„Prüfungssicher“ bedeutet nicht, dass die Deutsche Rentenversicherung jede fachliche Einordnung bestätigt. Gemeint ist eine Dokumentation, aus der Sachverhalt, Nachweise und Abrechnung ohne nachträgliche Rekonstruktion hervorgehen.