Formale Mängel einer E-Rechnung sind der sichtbaren Darstellung nicht zu entnehmen; maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Unser kostenloser E-Rechnungsprüfer wertet diesen aus und weist sowohl fehlende Pflichtangaben als auch Abweichungen zwischen sichtbarer Rechnung und hinterlegten Daten aus. Eine Prüfung vor Versand oder Verbuchung vermeidet Rückfragen des Empfängers und Beanstandungen beim Vorsteuerabzug.
Eine E-Rechnung kann auf dem Bildschirm richtig aussehen und im Buchhaltungssystem trotzdem falsche Daten auslösen. Bei einem hybriden Format sieht der Mensch eine PDF, während die Software den eingebetteten Datensatz verarbeitet. Stimmen beide Ebenen nicht überein, kann genau der Wert gebucht werden, den niemand sichtbar freigegeben hat.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Im Jahr 2026 geht es deshalb nicht mehr allein darum, ob sich eine Datei öffnen lässt, sondern wie Rechnungen geprüft, berichtigt und aufbewahrt werden. In einer digitalen Steuerakte sollte deshalb neben der sichtbaren Darstellung auch der strukturierte Datensatz erhalten bleiben.
Fehler 1: Jede PDF wird als E-Rechnung behandelt
Eine gewöhnliche PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Sie bleibt eine sonstige Rechnung, weil ihr der strukturierte, maschinell auswertbare Datensatz fehlt.
Zu den üblichen E-Rechnungsformaten gehören insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- andere strukturierte Formate, aus denen sich die erforderlichen Rechnungsangaben vollständig und richtig extrahieren lassen
Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Die Dateiendung reicht daher nicht für die Einordnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung erscheint als PDF, enthält aber zusätzlich strukturierte Daten. Eine einfache PDF kann äußerlich ähnlich aussehen, ohne eine E-Rechnung zu sein.
Fehler 2: Bei ZUGFeRD wird nur die sichtbare Darstellung geprüft
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zwei Ebenen:
- eine lesbare PDF-Darstellung,
- einen eingebetteten strukturierten Datensatz.
Weichen beide Bestandteile voneinander ab, ist grundsätzlich der strukturierte Teil maßgeblich.
Ein Beispiel zeigt das Risiko: In der PDF stehen 1.190 Euro brutto, im Datensatz 11.900 Euro. Die Rechnung wirkt beim Öffnen plausibel. Das Buchhaltungssystem kann dennoch den zehnfachen Betrag einlesen.
Abweichungen sind auch möglich bei:
- Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum
- Umsatzsteuersatz
- Zahlungsziel
- Bankverbindung
- einzelnen Rechnungspositionen
Das verwendete Buchhaltungssystem oder ein geeigneter Viewer muss deshalb die strukturierten Angaben sichtbar machen. Erst dann lässt sich kontrollieren, welche Daten tatsächlich weiterverarbeitet werden.
Fehler 3: Pflichtangaben werden in eine Anlage ausgelagert
Die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben müssen grundsätzlich im strukturierten Datensatz enthalten sein.
Ein pauschaler Eintrag wie „Leistung laut Anlage“ genügt nicht, wenn erst die beigefügte PDF erkennen lässt, was tatsächlich berechnet wurde. Der strukturierte Teil muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen.
Anlagen bleiben zulässig. Sie können etwa enthalten:
- Aufmaße
- Stundennachweise
- technische Spezifikationen
- ausführliche Leistungsübersichten
Solche Unterlagen ergänzen die E-Rechnung. Sie ersetzen nicht die notwendigen strukturierten Rechnungsangaben.
Für umfangreiche Abrechnungen muss daher geprüft werden, welche Information in den Datensatz gehört und welche ausschließlich erläuternden Charakter hat.
Fehler 4: Eine technische Validierung gilt als Rechnungsfreigabe
Eine Validierung kann das Format und bestimmte Geschäftsregeln prüfen. Sie erkennt beispielsweise fehlende Pflichtfelder oder formale Widersprüche.
Das BMF unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Die ersten beiden entsprechen weitgehend der technischen und formalen Kontrolle. Die sachliche Prüfung geht darüber hinaus: Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde und ein Zahlungsanspruch besteht, kann keine technische Validierung feststellen.
Eine technisch valide Rechnung kann eine nicht erbrachte Leistung enthalten. Ebenso kann eine manipulierte Bankverbindung formal korrekt in den Datensatz eingebaut sein.
Umgekehrt führt nicht jeder technische Hinweis automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Die Validierung liefert einen Befund. Die steuerliche und sachliche Beurteilung folgt danach.
Fehler 5: Nach einer Berichtigung bleibt die gültige Fassung unklar
Eine beanstandete Rechnung erzeugt häufig mehrere Dokumente:
- Ausgangsrechnung
- Rückfrage oder Beanstandung
- Storno, Gutschrift oder Korrektur
- neue Rechnungsfassung
- Buchungs- und Zahlungsnachweis
Wer die ursprüngliche Datei überschreibt, zerstört die Historie des Vorgangs. Wer sämtliche Versionen unverbunden ablegt, riskiert dagegen, dass eine alte und eine berichtigte Fassung nebeneinander gebucht werden.
Nachvollziehbar bleiben muss:
- welche Rechnung zuerst einging,
- welcher Fehler festgestellt wurde,
- wie die Berichtigung erfolgte,
- welche Fassung die gültige Buchungsgrundlage bildet.
Besteht für den Aussteller die Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung in diesem Format erfolgen. Während der Übergangsfristen können die jeweiligen Erleichterungen weiterhin angewendet werden.
Fehler 6: Der strukturierte Teil wird nicht richtig aufbewahrt
Ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder eine neu erzeugte PDF ohne strukturierte Daten ersetzt die empfangene E-Rechnung nicht.
Mindestens der strukturierte Teil muss unversehrt in der Form erhalten bleiben, in der er empfangen wurde. Bei einer hybriden Rechnung ist der menschenlesbare Teil zusätzlich aufzubewahren, wenn er weitere steuerlich relevante Informationen enthält.
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Während dieser Zeit muss gewährleistet sein, dass:
- der strukturierte Datensatz erhalten bleibt,
- Veränderungen erkennbar sind,
- die Rechnung lesbar gemacht werden kann,
- zusätzliche steuerlich relevante Informationen verfügbar bleiben,
- der Zugriff auch nach einem Systemwechsel möglich ist.
Eine Visualisierung kann die tägliche Bearbeitung erleichtern. Maßgeblich bleibt jedoch der empfangene strukturierte Datensatz.
Fehler 7: Die Übergangsfrist wird als Wartefrist verstanden
Die Übergangsregeln betreffen die Ausstellung von Rechnungen. Der Empfang muss seit dem 1. Januar 2025 möglich sein.
Das gilt auch für Kleinunternehmer, obwohl sie selbst von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind.
Für Rechnungsaussteller gelten folgende Übergänge:
- Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch Papier- und sonstige Rechnungen verwendet werden.
- Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027.
- Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden.
Wer erst am Ende der Übergangszeit beginnt, muss Ausgangsrechnung, Rechnungseingang, Prüfung, Berichtigung und Archivierung gleichzeitig neu ordnen.
Sinnvoller sind kontrollierte Testfälle mit ausgewählten Lieferanten und Kunden. Dabei zeigt sich, ob Formate erkannt, Daten korrekt übernommen, Freigaben dokumentiert und Berichtigungen eindeutig zugeordnet werden.
Sieben Kontrollen vom Eingang bis zum Archiv
Ein belastbarer Prozess beantwortet sieben Fragen:
- Liegt tatsächlich eine strukturierte E-Rechnung vor?
- Kann der Datensatz technisch gelesen werden?
- Stimmen strukturierte Angaben und sichtbare Darstellung überein?
- Sind die steuerlichen Pflichtangaben vollständig?
- Entspricht die Rechnung dem zugrunde liegenden Geschäftsvorgang?
- Ist nach einer Berichtigung die gültige Fassung eindeutig?
- Bleibt der strukturierte Datensatz unverändert erhalten?
Erst diese Kontrollfolge verbindet die Vorteile maschineller Verarbeitung mit einer Rechnungsprüfung, die Verantwortung nicht an die Software abgibt.